Vaš posao - Naše IT rešenje

Delovodnik

Namena Delovodnika je evidentiranje i arhiviranje svih ulaznih i izlaznih dokumenata, kao i sve dokumentacije u radu.

U sadašnjem poslovanju firmi sve je više dokumenata u elektronskoj formi koje putem ugradjenog kompanijskog E-mail servisa ili importujete u bazu podataka firme i automatski ih pružate svim saradnicima kojima su namenjeni na uvid i rad sa njima, ili ih iz baze podataka ekspedujete ka firmama i kontaktima sa kojima saradjujete.  

Dokumentaciju u papirnoj formi možete prethodno skenirati i na taj način prevesti je u elektronsku formu, pogodnu za dalji rad.

Delovodnik sprečava mogućnost "nestanka" dokumenta i omogućava i praćenje dokumenta u svim svojim fazama.

Pretraživanje i pronalaženje nekog dokumenta je prilično jednostavno: putem grupisanja i izdvajanja dokumenata po firmama, kontaktima, mestu odlaganja dokumenta, kao i pronalaženjem traženog izraza po sadržaju (abstraktima) dokumenata, koji su ključni izvor informacija.

Primer pretraživanja delovodnika     Primer jednog dokumenta

Osnovne odlike

Thumbnail imageArhivirana dokumentacija se u Delovodniku vodi pojedinačno za svaku godinu, tip dokumenata koji je od značaja i smer kretanja dokumenta. Značajne tipove dokumenata definišete i održavate sami prema vašoj strategiji poslovanja u okviru šifarnika. 

Omogućen vam je izbor jedne od šest strategija formiranja vaše arhive. Prilikom unosa podataka možete da omogućite sistemu automatsko kopiranje odgovarajućih datoteka iz priloga u odgovarajuće foldere arhive prema odredjenoj strategiji i tipu dokumenata. Može se implementirati i dodatno kriptovanje dokumenata u arhivi.

Automatski zavedena i sačuvana sva ulazna i izlazna pošta. U jednom zapisu može biti obuhvaćeno više vezanih dokumenata.

Svaki dokument možete opisati putem sadržaja ili abstrakta, po čemu kasnije možete vršiti pretragu.

Omogućeno vam je unošenje dokumenata iz prethodnog perioda.

Možete uputiti dokument u neke druge delove sistema, na pr. iz ulazne u izlaznu poštu kao odgovor pošiljaocu uz dodatak komentara, uputiti ga nekom drugom saradniku kao zameni odsutnog saradnika kome je originalno bio namenjen i td.

Nema više "izgubljenih" dokumenata.

Pretraživanjei pronalaženje bilo kog dokumentaje jednostavno:

  • Izborom vrste dokumenta kojoj pripada (ponude, fakture, pisma, ugovori ili dr.),
  • Zadavanjem nekog termina ili pojma kojeg očekujete da se nalazi u naslovu, kratkom sadržaju (abstraktu) ili predmetu željenog(ih) dokumenta,
  • Listanjem po datumu dokumenta,
  • Pronalaženjem tačnog ID (zavodnog) broja dokumenta,
  • Po listi dokumenata koja čini kompletnu prepisku sa nekom firmom ili kontakt osobom u njoj ili
  • Po oznaci i sadžaju registratora u kome je dokument u papirnoj formi odložen. Pronadjeni dokument omogućava i otvaranje drugih dokumenata koji su povezani sa njim u sistemu.
  • Bilo koji pronadjeni dokument u arhivi možete direktno pregledati na ekranu.

U zavisnosti od nivoa autorizacije prijavljeni korisnik u listi delovodnika vidi izdvojene informacije koje su namenjene samo njemu ili radnom timu / timovima kojima pripada.

Slanje izlaznih dokumenata i prijem ulaznih dokumenata putem klasičnih E-mail poruka je jedna vrlo važna i moćna mogućnost u sistemu Delovodnika, tako da on istovremeno može da predstavlja i kompanijski E-mail servis.

Ako želite da napravite E-mail poruku u HTML (WEB) formatu, pomoću funkcije "HTML Preview" možete da pogledate kako će ona biti viđena kada stigne na odredište.

Ako predvidite automatsko kreiranje backup kopije svakog dokumenta odredjenog tipa, Delovodnik to može automatski osigurati za vas.

U Delovodniku je implemetntirana i potpuna funkcionalnost modula Adresar, koji u sebi sadrži i elemente potrebne za kvalitetan marketing.

Povezanost sa drugim modulima

Modul je funkcionalno povezan samo sa modulom Adresar, ali vrlo dobro radi u okruženju modula Ponude, Fakturisanje iz kojih se direktno mogu prosledjivati njihovi izlazni dokumenti u izlazne dokumente Delovodnika. Modul prate zajednički moduli IS Manager, Šifarnici.