Poslovna eArhiva

InfoServis NT predstavlja dobar način kako da lako, brzo i sigurno arhivirate, zaštitite, pretražujete i koristite svoju dokumentaciju, i to na standardizovan način u firmi. Vrlo dobar sistem za čuvanje Naučno-Tehničke dokumentacije.

Ovo je jedan od najnovijih proizvoda u svojoj klasi. Proverite

Koristeći jedinstveni sistem kriptozaštite dokumenata InfoServis NT omogućava da sva vaša dokumentacija u arhivi ostane sačuvana od nedozvoljenog korišćenja i zloupotrebe. Dokumentacija postaje virtuelno nečitljiva osim ako se otvara kroz InfoServis NT.

Istovremeno ovo je i jedno dobro organizovano radno okruženje za kreiranje nove i održavanje postojeće dokumentacije.

Koje su koristi od primene servisa?

• Zajednička baza znanja firme,
• Siguran i zaštićen pristup informacijama,
• Smanjeno vreme pretraživanja i pronalaženja potrebnih informacija,
• Kriptovani dokumenti u arhivi,
• Efikasno rešavanje zadataka,
• Automatsko uredjivanje arhivirane dokumentacije,
• Uredjeno i pojednostavljeno radno okruženje,
• Smanjeni troškovi,
• Veći efekat rada, bolje iskorišćenje resursa,
• Zadovoljstvo u timskom radu

Arhiva dokumenata u elektronskoj formi

InfoServis NT nudi mogućnost arhiviranja dokumenata u svom originalnom elektronskom formatu, tj.:

• u Adobe Acrobat^® formatu ( .pdf ),
• u nekom od formata paketa MS Office^® ( .docx, .xlsx, .pptx, .mpp, .vsdx ),
• u formatu slike neke od stranica sa Interneta ( .mht, .htm ),
• u obliku njegove grafičke slike dobijene pomoću skenera ( .jpg, .bmp, .tif i .pdf) ili na drugi način ( .gif, .pcx, .wmf ),
• u bilo kom od standardnih multimedijalnihformata
  • audio ( .asx, .wm, .wma, .wmx, .wav, .mp3, .m3u i .aac )
  • video ( .wm, .wmv, .asf, .m2ts, .m2t, .mov, .qt, .avi, .wtv, .dvr-ms, .mp4, .mov, .m4v, .mpeg, .mpg, .mpe, .m1v, .mp2, .mpv2, .mod, .vob i .m1v )
• sa tekstom koji opisuje dokument ( njegov abstrakt )

Dokumentaciju obradjujete na svom računaru, a sama arhiva može biti i na nekom od računara koji ima ulogu File Servera za rad u vašoj lokalnoj mreži računara. Svaki dokument možete pregledati, odštampati ili snimiti na neki medijum

Vrlo efikasan sistem pretrage

Sistem pretrage je krajnje fleksibilan i podredjen je trenutnim potrebama korisnika. Uslov za pretragu sastavljate kombinujući gore pomenute parametre, a da pri tom svaki od njih može da bude složen od po nekoliko pojmova. Svakom pretragom automatski obogaćujete listu upotrebljenih ključnih reči sistema i pripremate je za nove pretrage. Listu ključnih reči možete održavati i nezavisno od pretrage.

Pretraga je istovremeno i izuzetno efikasna. Na uzorku odo oko 200.000 zapisa neke smo izdvojili za samo nekoliko sekudni. Vrlo brzo, zar ne?

Listu izdvojene željene dokumentacije iz arhive možete sačuvati kao jedno od vaših radnih okruženja, da bi uštedeli vreme svakodnevnog pretraživanja arhive. Tu listu možete proširivati ili smanjivati kako vam potrebe nalažu.

Malo bolju sliku arhive možete steći ako pogledaje ovu prezentaciju : InfoServis NT.

Detaljan opis svakog dokumenta u arhivi

Osim samog arhiviranja svaki dokument možete opisati sa više parametara:

• Naslov dokumenta,
• Više autora dokumenta i institucija u kojima je dokument nastao,
• Izvor ili publikacija u kojoj je dokument objavljen,
• Volumen i strane publikacije na kojima se dokument nalazi,
• Projekat u okviru koga ga koristite,
• DOI (Digital Object Indentitier) oznake,
• PACS (Physics and Astronomy Classification Scheme) oznake, koji se po potrebi mogu zameniti drugim oznakama, na pr.: ISBN (International Standard Book Number), ISSN (International Standard Serial Number) ili UDK (Universal Decimal Classification) ili druge,
• Dokument može imati linkove na više drugih dokumenata koji se mogu direktno pregledati, kao i linkove na stranice na Internetu,
• Više pridruženih kategorija dokumenata i primenjenih metoda istraživanja.

Većinu ovih parametara, sa kojima opisujete dokument, možete postaviti da su obavezni prilikom svakog unosa ili promene podataka.

Kontrolisan pristup dokumentaciji

Dokumentima u arhivi mogu da se odrede još i sledeći atributi:

• Stepen gotovosti, gde možete isključiti dokument iz liste arhivirane dokumentacije dok on ne bude doveden u fazu za objavljivanje ili ga deaktivirani, tako da se ni po kakvom osnovu ne pojavljuje u listi,
• Raspoloživost, gde možete postaviti da je dokument samo za vašu upotrebu, upotrebu odredjenih grupa korisnika ili da je vidljiv u listi arhivirane dokumentacije za sve korisnike servisa,
• Minimalni potreban nivo autorizacije korisnika za pristup, sa čime opisujete važnost dokumenta i ograničavate prava pristupa i
• Trajnost, gde odredjujete trenutak automatskog deaktiviranja dokumenta posle odredjenog vremena

Osim ovih mera, InfoServis NT diže stepen zaštite arhivirane dokumentacije koristeći jedistven, originalan sistem kriptozaštite dokumenata. Dokumentacija može da bude konvertovana u virtuelno nečitljivu formu i ostaje neupotrebljiv ako je otvoren van sistema InfoServis NT. Vi možete da koristite odredjeni dokument neometano, kroz InfoServis NT, koji dekriptuje taj dokument u realnim vremenu, a po završetku korišćenja vraća ga u arhivu opet u kriptovanoj formi.

Skup svih ovih atributa u kombinaciji sa nivoom autorizacije korisnika odredjuje mogućenost pristupanja pojedinačnom dokumentu u arhivi.

Način korišćenja

Sistem može da radi i na računarima koji nisu povezani u mrežu i na računarima koji to jesu, u kom slučaju mogu da rade na zajedničkoj arhivi dokumenata na nekom računaru u mreži koji za tu priliku ima ulogu servera. Sistem radi na svim 32-bitnim operativnim sistemima firme Miscrosoft^®, uključujući i Windows 10^®.

InfoServis NT koristite pošto se prijavite svojijm korisničkim imenom i lozinkom. Ova prijava je nezavisna od operativnog sistema, da bi mogli ili ne promeniti podatke dokumenta, u zavisnosti od dodeljenog nivoa autorizacije, koje održavate vi ili vaš administrator.

Korišćenjem InfoServisa NT postižete:

• Sigurnost i raspoloživost arhive koja se podaci nalazi na vašoj mreži,
• Distributivnost dokumenata širom vaše firme, a samim tim
• Umnogostručenu brzinu informisanja i
• Bitno smanjenje troškova.